ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΓΓΡΑΦΗΣ ΤΗΣ ΣΥΣΤΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Η κεφαλίδα της επιστολής

"Προς οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο" ή "Συστατική επιστολή για τον..."
Γράψτε "Εμπιστευτικό" στην κορυφή της σελίδας, αν η συστατική επιστολή είναι εμπιστευτική. Είναι κανόνας οι εμπιστευτικές συστατικές επιστολές να μη δίνονται στο φοιτητή, αλλά να στέλνονται απευθείας στον ενδιαφερόμενο φορέα. Μπορούν επίσης να δοθούν στον φοιτητή μέσα σε σφραγισμένο φάκελο (υπογράψτε κάθετα στην κολλητική ταινία). Πρέπει να ξέρετε ότι στις μη εμπιστευτικές συστατικές επιστολές δεν δίνεται μεγάλη βαρύτητα.

Το κυρίως σώμα της επιστολής

Όνομα του φοιτητή
Αν και υπάρχουν διάφοροι τρόποι, ανάλογα με τις συστάσεις που παρέχονται για τους φοιτητές, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τα επώνυμα τους (κύριος Παπαδομανωλακόπουλος ή κυρία Παπαδομανωλακοπούλου ) και να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε μόνο τα μικρά τους ονόματα (Κώστας ή Ελένη).

Πληροφορίες για το φοιτητή

Η συστατική σας επιστολή πρέπει να καλύπτει τα παρακάτω θέματα:
- Πόσον καιρό και με ποιόν τρόπο ή ποιά ιδιότητα γνωρίζετε τον φοιτητή.
- Πώς αξιολογείτε τα ακαδημαϊκά και εργασιακά προσόντα του.
- Τα επίθετα που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:
άριστος / πολύ καλός / καλός / μέτριος / κάτω από το μέτριο / ανίκανος να πετύχει
- Καταλληλότητα επαγγελματικών προσόντων ή επαγγελματικής εμπειρίας.
- Ειδικές ικανότητες ή αδυναμίες του υποψηφίου που μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητά του να ολοκληρώσει με επιτυχία το προτεινόμενο πρόγραμμα σπουδών ή πρακτικής άσκησης.
- Πόσο ισχυρά υποστηρίζετε αυτή την αίτηση;
- Τα ρήματα που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:
συνιστώ ένθερμα ή συνιστώ ανεπιφύλακτα / συνιστώ / συνιστώ με επιφυλάξεις / δεν συνιστώ
- Τα δύο πρώτα θέματα, που αναφέρονται στη γνωριμία σας με το φοιτητή και στην αξιολόγηση των ακαδημαϊκών και εργασιακών προσόντων του, μπορούν να περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως:

Λεπτομέρειες ακαδημαϊκής συμπεριφοράς και σύγκριση αυτού του φοιτητή με άλλους.

Είναι οι λεπτομέρειες αυτές μια αληθινή αντανάκλαση των ικανοτήτων του ατόμου;

Μερικοί φοιτητές είναι στην πραγματικότητα καλύτεροι απ' ότι δείχνουν οι βαθμοί τους.

Παρακαλούμε θυμηθείτε επίσης ότι ένας βαθμός μπορεί να είναι πολύ καλός στην Ελλάδα, αλλά μόνον ικανοποιητικός σε μια άλλη χώρα.

Είναι χρήσιμο να αξιολογείτε τους φοιτητές σε σχέση με την υπόλοιπη τάξη τους: "Οι βαθμοί του κυρίου Χ τον τοποθετούν μέσα στο ανώτερο 10% της τάξης του".

Διανοητική ικανότητα ή αναλυτική ικανότητα.

Ικανότητα να εργάζεται ανεξάρτητα.

Ικανότητα για πρωτότυπη σκέψη (π.χ. ικανότητα για νέες ιδέες, δημιουργικότητα).

Ικανότητα να μεταδίδει αποτελεσματικά τις σκέψεις του (προφορική και γραπτή επικοινωνία).

Οργανωτική ικανότητα (π.χ. ικανότητα συνεργασίας με άλλους, ηγετικές ικανότητες).

-Το τέταρτο θέμα, που αναφέρεται στις ικανότητες ή τις αδυναμίες του υποψηφίου, μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως:
- κίνητρα, αφοσίωση στην εργασία, βαθμός εξάρτησης,
- ωριμότητα και σταθερότητα, υπομονή και προσαρμοστικότητα,
- σαφήνεια στόχων.

Όνομα, τίτλος και υπογραφή του ατόμου που γράφει τη συστατική επιστολή.

ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ

Γιατί πρέπει να γράψετε μια συστατική επιστολή;
---------------------------------------------------------------------------------------------
Διότι έχετε μια καλή γνώμη για τον υποψήφιο φοιτητή.
Διότι προσφέρετε μια συνολική εικόνα του φοιτητή, απαραίτητη στην αίτησή του για σπουδές ή εργασία.

Γιατί δεν πρέπει να γράψετε μια συστατική επιστολή;
---------------------------------------------------------------------------------------------
Διότι δεν γνωρίζετε τον φοιτητή (μπορείτε να τον συναντήσετε).
Διότι δεν έχετε τον απαραίτητο χρόνο (μπορείτε να ζητήσετε μεγαλύτερο χρονικό περιθώριο).
Διότι δεν πιστεύετε ότι ο φοιτητής αξίζει μια επαινετική συστατική επιστολή (μπορείτε να το μετατρέψετε σε διδακτική εμπειρία).

Τι πρέπει να γνωρίζετε από τον φοιτητή;
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Για ποιο λόγο θα χρησιμοποιήσει τη συστατική επιστολή.
Τις σχετικές ικανότητες, εμπειρίες και συνολικά προσόντα του.
Ζητήστε ένα αντίγραφο βιογραφικού και αν χρειάζεται την αναλυτική βαθμολογία.
Ανακαλύψτε τι τον διακρίνει από το μέσο φοιτητή.
Ρωτήστε: "γιατί θα έπρεπε να σας γράψω μια συστατική επιστολή;". Η ερώτηση αυτή πολλές φορές αιφνιδιάζει τους φοιτητές, αλλά, αν δεν μπορούν να την απαντήσουν, τότε σίγουρα δεν μπορούν να απαντήσουν ούτε στην ερώτηση: "γιατί θα έπρεπε να σας προσλάβω;".

Σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε:
---------------------------------------------------------------------------------------------
Να είστε ειλικρινείς και ρεαλιστές (μπορεί να χρειαστεί να δικαιολογήσετε και να υποστηρίξετε τις απόψεις σας).
Περιγράψτε συμπεριφορές χρησιμοποιώντας παραδείγματα.
Δακτυλογραφήστε την επιστολή και προσέξτε τη σύνταξη και την ορθογραφία της, διότι αντικατοπτρίζει κι εσάς.
Προσέξτε να μην κάνετε καμία διάκριση σε σχέση με την εθνικότητα, το φύλο, τη θρησκεία, την ηλικία, την εμφάνιση, τις ειδικές ανάγκες, τις πολιτικές απόψεις ή την οικογενειακή κατάσταση ενός φοιτητή.
Μην παραλείψετε τα στοιχεία σας και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας.

Εμπιστευτική ή όχι;
------------------------------------------------------------------------------------------------
Μάθετε τι είδους επιστολή χρειάζεται (πολλές φορές αυτό εξαρτάται από τον ίδιο τον υποψήφιο).
Αν πρόκειται για εμπιστευτική επιστολή στείλτε την επιστολή απ' ευθείας στο ίδρυμα ή την επιχείρηση.
Παραδοσιακά προτιμώνται οι εμπιστευτικές συστατικές επιστολές.

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Υπόδειγμα συστατικής επιστολής για άριστη φοιτήτρια, η οποία επιθυμεί να συνεχίσει την πρακτική της άσκηση σε κάποιον οργανισμό στις Η.Π.Α.

ΤΙΤΛΟΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ
Εμπιστευτικό
Συστατική επιστολή
για την
κυρία Ελένη Παπαδομανωλακοπούλου
Η κυρία Ελένη Παπαδομανωλακοπούλου υπήρξε προπτυχιακή φοιτήτριά μου στο Τμήμα Πληροφορικής από το 1990, όταν ξεκίνησε τις σπουδές της στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, στη Σχολή Θετικών Επιστημών, η οποία οδηγεί σε πτυχίο Πληροφορικής αντίστοιχο με B.Sc. Ειδικότερα, παρακολούθησε τα μαθήματά μου "Αριθμητικός Προγραμματισμός" και "Αρχές Λειτουργικών Συστημάτων". Είναι εξοικειωμένη με τις γλώσσες Fortran, Cobol, C και με τα μαθηματικά.
Η κυρία Ελένη Παπαδομανωλακοπούλου είναι άριστη φοιτήτρια και ανήκει σταθερά στο ανώτερο 10% της τάξης της. Είναι ικανή να συλλαμβάνει γρήγορα νέες έννοιες και να εφαρμόζει αυτή τη γνώση στην πρακτική. Επιπλέον, εργάζεται καλά τόσο ανεξάρτητα όσο και με άλλους και συνήθως επιβλέπει πρωτοετείς φοιτητές.
Δυο εξαμηνιαίες πρακτικές ασκήσεις αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα του προγράμματος σπουδών του Τμήματος Πληροφορικής του ΑΠΘ. Η κυρία Παπαδομανωλακοπούλου επέτυχε υψηλή βαθμολογία από τους ανωτέρους της στην πρώτη της πρακτική άσκηση σε μια Τράπεζα της Θεσσαλονίκης, όπου ήταν υπεύθυνη για την εγκατάσταση και τη συντήρηση εφαρμογών software. Η εμπειρία της αυτή θα της είναι πολύ χρήσιμη στη δεύτερή της πρακτική άσκηση.
Η κυρία Ελένη Παπαδομανωλακοπούλου θεωρώ ότι είναι μια πολύ ώριμη φοιτήτρια, έχει κίνητρα, εργάζεται σκληρά και έχει σαφείς στόχους. Προσαρμόζεται καλά σε νέες καταστάσεις και είναι αγαπητή μεταξύ των συμφοιτητών της.
Συνιστώ ανεπιφύλακτα τη Ελένη Παπαδομανωλακοπούλου για πρακτική άσκηση στο πανεπιστήμιό σας και ελπίζω η αίτησή της να είναι επιτυχής.